github-actions[bot]
9bc5486d0d
Created by Github action --------- Co-authored-by: github-actions <github-actions@twenty.com>
171 lines
8.1 KiB
Plaintext
171 lines
8.1 KiB
Plaintext
---
|
|
title: Tự động hóa nội bộ
|
|
info: "Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại để giảm thiểu lao động thủ công và giữ cho dữ liệu của bạn chính xác."
|
|
image: /images/user-guide/workflows/internal-automations.png
|
|
sectionInfo: Tự động hóa quy trình và tích hợp với các công cụ bên ngoài
|
|
---
|
|
|
|
<Frame>
|
|
<img src="/images/user-guide/workflows/internal-automations.png" alt="Header" />
|
|
</Frame>
|
|
|
|
Below are workflow examples you could roll out to automate repetitive tasks to reduce manual work and keep your data up-to-date.
|
|
|
|
## Tự động hóa quản lý dữ liệu
|
|
|
|
### Tự động đánh dấu email cá nhân
|
|
|
|
**Vấn đề**: Nhóm của bạn cần phải xác định địa chỉ email cá nhân và doanh nghiệp để nhắm mục tiêu và tuân thủ tốt hơn.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tạo một quy trình làm việc tự động cập nhật trường "là email cá nhân" bất cứ khi nào một địa chỉ email được thêm vào hoặc cập nhật.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Bản ghi được cập nhật (Đối tượng Con người, trường Email)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Hành động mã để kiểm tra xem miền email có khớp với các nhà cung cấp cá nhân phổ biến không (gmail.com, yahoo.com, v.v.)
|
|
- Cập nhật bản ghi để đặt cờ "là email cá nhân"
|
|
|
|
### Gán khách hàng tiềm năng - Vòng Quay
|
|
|
|
**Vấn đề**: Các khách hàng tiềm năng mới cần được phân phối công bằng giữa nhóm bán hàng của bạn để đảm bảo khối lượng công việc cân bằng.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tự động gán khách hàng tiềm năng mới cho đại diện bán hàng bằng cách sử dụng hệ thống vòng quay.
|
|
|
|
**Trigger**: Record is Created (People object)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Search Records to find the last assigned rep
|
|
- Hành động mã để xác định đại diện tiếp theo trong vòng quay
|
|
- Cập nhật bản ghi để gán khách hàng tiềm năng cho đại diện đã chọn
|
|
- Gửi email thông báo cho đại diện được chỉ định
|
|
|
|
### Gán khách hàng tiềm năng - Dựa trên Lãnh thổ
|
|
|
|
**Vấn đề**: Khách hàng tiềm năng nên được phân bổ dựa trên lãnh thổ địa lý hoặc đặc điểm công ty.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Phân tuyến khách hàng tiềm năng cho đại diện bán hàng phù hợp dựa trên vị trí, quy mô công ty hoặc ngành công nghiệp.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Bản ghi được Tạo (đối tượng Người hoặc Công ty)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Hành động mã để xác định lãnh thổ theo quy tắc vị trí/ngành
|
|
- Tìm kiếm bản ghi để tìm chủ sở hữu lãnh thổ
|
|
- Cập nhật bản ghi để gán khách hàng tiềm năng
|
|
- Tạo bản ghi cho nhiệm vụ theo dõi
|
|
|
|
## Tự động hóa quy trình bán hàng
|
|
|
|
### Quản lý giai đoạn cơ hội - Đóng thành công
|
|
|
|
**Vấn đề**: Khi giao dịch đóng lại, cần nhiều cập nhật thủ công trên nhiều bản ghi và thành viên đội nhóm.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tự động xử lý các hoạt động sau khi chiến thắng khi cơ hội chuyển sang "Đóng thành công".
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Bản ghi được cập nhật (Đối tượng Cơ hội, trường Giai đoạn = "Đóng thành công")
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Cập nhật bản ghi để thay đổi loại công ty từ "Khách hàng tiềm năng" sang "Khách hàng"
|
|
- Create Record for onboarding tasks assigned to account manager
|
|
- Send Email notification to customer success team
|
|
- HTTP Request to update external billing system
|
|
|
|
### Quản lý giai đoạn cơ hội - Đóng thất bại gia hạn
|
|
|
|
**Vấn đề**: Khi cơ hội gia hạn bị mất, trạng thái khách hàng cần được cập nhật để quản lý tài khoản đúng cách.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tự động cập nhật trạng thái khách hàng khi cơ hội gia hạn bị mất.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Bản ghi được cập nhật (Đối tượng Cơ hội, Giai đoạn = "Đóng thất bại" VÀ Loại = "Gia hạn")
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Cập nhật bản ghi để thay đổi loại công ty từ "Khách hàng" sang "Khách hàng rời bỏ"
|
|
- Tạo bản ghi cho nhiệm vụ phân tích rời bỏ
|
|
- Gửi cảnh báo email cho quản lý thành công khách hàng
|
|
- Cập nhật bản ghi để thêm ngày và lý do rời bỏ
|
|
|
|
### Cảnh báo cơ hội không hoạt động
|
|
|
|
**Vấn đề**: Các cơ hội không được cập nhật, khiến các giao dịch trở nên lạnh lùng và dự báo không chắc chắn.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Gửi cảnh báo tự động khi các cơ hội không được cập nhật gần đây.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Theo lịch trình (hàng ngày)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Tìm kiếm bản ghi cho các cơ hội không được cập nhật trong X ngày
|
|
- Hành động mã để định dạng thông báo cảnh báo với chi tiết cơ hội
|
|
- Gửi email cho chủ sở hữu cơ hội và quản lý
|
|
- Tạo bản ghi cho nhiệm vụ theo dõi nếu không có phản hồi
|
|
|
|
## Tự động hóa năng suất
|
|
|
|
### Tóm tắt Nhiệm Vụ Hàng Tuần
|
|
|
|
**Vấn đề**: Các thành viên trong đội nhóm mất dấu nhiệm vụ và thời hạn sắp tới của họ.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Gửi email nhắc nhở tự động hàng tuần với tóm tắt nhiệm vụ.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Theo lịch trình (mỗi thứ Hai lúc 8 giờ sáng)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Tìm kiếm bản ghi cho nhiệm vụ đến hạn trong tuần này theo người được giao
|
|
- Hành động mã để định dạng danh sách nhiệm vụ theo người
|
|
- Gửi email cho từng thành viên trong đội nhóm với tóm tắt nhiệm vụ của họ
|
|
- Gửi email cho các nhà quản lý với tổng quan đội nhóm
|
|
|
|
### Tự động hóa theo dõi cuộc họp
|
|
|
|
**Vấn đề**: Các mục hành động quan trọng từ cuộc họp bị quên hoặc trễ.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tự động tạo nhiệm vụ theo dõi khi các cuộc họp được lên lịch hoặc hoàn thành.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Bản ghi được khởi tạo (Đối tượng Hoạt động, Loại = "Cuộc họp")
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Tạo bản ghi cho nhiệm vụ chuẩn bị trước cuộc họp
|
|
- Tạo bản ghi cho nhiệm vụ theo dõi sau cuộc họp
|
|
- Gửi email nhắc nhở cho những người tham dự
|
|
- Cập nhật bản ghi để liên kết nhiệm vụ với cuộc họp
|
|
|
|
### Đồng bộ hóa trường chéo đối tượng
|
|
|
|
**Vấn đề**: Bạn cần thông tin từ các bản ghi liên quan dễ dàng truy cập (chẳng hạn như email của liên hệ chính trên bản ghi cơ hội).
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tự động đồng bộ hóa trường giữa các đối tượng liên quan cho đến khi các trường lồng ghép có sẵn.
|
|
|
|
**Kích hoạt**: Bản ghi được cập nhật (Đối tượng Cơ hội, trường Điểm liên hệ)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Tìm kiếm bản ghi để tìm chi tiết người liên kết
|
|
- Cập nhật bản ghi để sao chép địa chỉ email vào cơ hội
|
|
- Cập nhật bản ghi để sao chép số điện thoại vào cơ hội
|
|
- Cập nhật bản ghi để sao chép thông tin công ty
|
|
|
|
## Xác thực dữ liệu và làm sạch
|
|
|
|
### Chuẩn hóa Số Điện Thoại
|
|
|
|
**Vấn đề**: Các số điện thoại được nhập ở các định dạng khác nhau, khiến chúng khó sử dụng để gọi hoặc nhắn tin.
|
|
|
|
**Giải pháp**: Tự động định dạng số điện thoại theo một định dạng chuẩn khi nhập chúng.
|
|
|
|
**Trigger**: Record is Updated (People object, Phone field)
|
|
|
|
**Hoạt động**:
|
|
|
|
- Hành động mã để phân tích và định dạng số điện thoại
|
|
- Cập nhật bản ghi với định dạng điện thoại chuẩn
|
|
- Cập nhật bản ghi để thêm mã quốc gia nếu thiếu
|
|
|
|
Đối với nhu cầu tự động hóa phức tạp hơn, hãy xem xét [Dịch Vụ Chuyên Nghiệp](/l/vi/user-guide/workflows/professional-services) của chúng tôi hoặc khám phá [Tích Hợp Công Cụ Bên Ngoài](/l/vi/user-guide/workflows/external-tool-integration).
|
|
|